10 vragen en antwoorden over de werkkostenregeling
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling waarmee u als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers kunt geven. De WKR is sinds 2015 verplicht voor alle werkgevers.
Wat is de vrije ruimte in de WKR?
De vrije ruimte is het bedrag dat u als werkgever mag besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. De vrije ruimte wordt berekend als een percentage van de totale fiscale loonsom van uw bedrijf. In 2023 is de vrije ruimte tijdelijk verhoogd naar 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% voor het bedrag boven de € 400.000. In 2024 wordt de vrije ruimte verlaagd naar 1,92% van de loonsom tot € 400.000 en blijft 1,18% voor het bedrag boven de € 400.000.
Wat zijn gerichte vrijstellingen in de WKR?
Gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte, omdat ze worden gezien als noodzakelijk voor het werk. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn: reiskostenvergoeding tot € 0,21 per kilometer, maaltijden bij overwerk, studiekosten, verhuiskosten vanwege werk en sinds 2020 ook de kosten voor een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Wat is het noodzakelijkheidscriterium in de WKR?
Het noodzakelijkheidscriterium is een regel die geldt voor bepaalde voorzieningen die u aan uw werknemers ter beschikking stelt, zoals gereedschap, computers, tablets en smartphones. Deze voorzieningen kunt u onbelast geven als u ze nodig vindt voor het werk, ongeacht het privévoordeel dat de werknemer ervan heeft.
Wat zijn nihilwaarderingen in de WKR?
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte, omdat ze geen of een zeer geringe waarde hebben. Voorbeelden van nihilwaarderingen zijn: koffie en thee op de werkplek, werkkleding die op het werk achterblijft, fitnessruimte op de werkplek en arbovoorzieningen.
Wat zijn eindheffingsbestanddelen in de WKR?
Eindheffingsbestanddelen zijn vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon. Dit betekent dat u als werkgever de loonbelasting betaalt in plaats van de werknemer. U kunt eindheffingsbestanddelen aanwijzen zolang u binnen de vrije ruimte blijft. Als u de vrije ruimte overschrijdt, betaalt u een eindheffing van 80% over het meerdere.
Hoe kan ik mijn vrije ruimte berekenen?
U kunt uw vrije ruimte berekenen door eerst uw totale fiscale loonsom te bepalen. Dit is het loon waarover u loonbelasting moet inhouden en afdragen. Vervolgens vermenigvuldigt u dit bedrag met het percentage dat geldt voor de vrije ruimte in het betreffende jaar. In 2023 is dit 3% tot € 400.000 en 1,18% voor het bedrag boven de € 400.000. In 2024 is dit 1,92% tot € 400.000 en 1,18% voor het bedrag boven de € 400.000. Daarna trekt u alle gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten af van uw vrije ruimte. Het bedrag dat overblijft is uw beschikbare vrije ruimte.
Wat zijn intermediaire kosten in de WKR?
Intermediaire kosten zijn kosten die u als werkgever voorschiet of betaalt voor zaken die tot uw eigen bedrijfsvoering behoren. Deze kosten gaan niet ten koste van de vrije ruimte, omdat ze niet worden gezien als loon voor de werknemer. Voorbeelden van intermediaire kosten zijn: kosten voor relatiegeschenken, kosten voor een zakelijke lunch met een klant, kosten voor een parkeerkaartje bij een klantbezoek.
Hoe kan ik mijn eindheffing berekenen?
U kunt uw eindheffing berekenen door eerst uw totale eindheffingsloon te bepalen. Dit is het bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen dat u heeft aangewezen als eindheffingsloon. Vervolgens vergelijkt u dit bedrag met uw beschikbare vrije ruimte. Als uw eindheffingsloon hoger is dan uw vrije ruimte, heeft u een overschrijding. Over deze overschrijding betaalt u een eindheffing van 80%.
Hoe kan ik mijn WKR-administratie bijhouden? U kunt uw WKR-administratie bijhouden door een aparte grootboekrekening aan te maken voor de WKR. Op deze rekening boekt u alle vergoedingen en verstrekkingen die onder de WKR vallen. U kunt deze rekening splitsen in subrekeningen voor de verschillende categorieën, zoals gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen, intermediaire kosten en eindheffingsbestanddelen. Zo kunt u makkelijk uw vrije ruimte en eindheffing berekenen en controleren.
Hoe kan ik mijn WKR-aangifte doen?
U kunt uw WKR-aangifte doen via de aangifte loonheffingen. In deze aangifte geeft u het totale bedrag aan eindheffingsloon op in rubriek 4 (eindheffingen). U geeft ook het bedrag aan overschrijding van de vrije ruimte op in rubriek 4a (eindheffing werkkostenregeling). De eindheffing wordt vervolgens berekend en afgedragen via de aangifte loonheffingen.
De WKR in 2024
In 2024 wordt de vrije ruimte in de WKR verlaagd naar 1,92% van de loonsom tot € 400.000 en blijft 1,18% voor het bedrag boven de € 400.000. Dit betekent dat u minder onbelaste vergoedingen en verstrekkingen kunt geven aan uw werknemers dan in 2023.
In 2024 wordt ook de reiskostenvergoeding aangepast. U mag dan alleen nog een onbelaste reiskostenvergoeding geven voor de dagen dat uw werknemer daadwerkelijk naar de werkplek reist. Voor thuiswerkdagen mag u geen reiskostenvergoeding meer geven, tenzij u deze aanwijst als eindheffingsloon binnen de vrije ruimte.
In 2024 blijven de overige regels van de WKR ongewijzigd, tenzij er nieuwe wetgeving of beleid wordt ingevoerd.
